Comment Theramate protège les données de vos patients

Les notes de séance comptent parmi les données les plus sensibles qui existent. Theramate les protège à chaque étape, de l’hébergement du dossier à l’envoi d’un courrier à un confrère, pour les psychologues, psychothérapeutes, psychiatres, sexologues, logopèdes, psychomotriciens et coachs qui y tiennent leurs dossiers.

Une infrastructure certifiée HDS, dans l’Union européenne

Votre dossier est hébergé et exploité dans l’Union européenne, sur une infrastructure certifiée HDS v2.0 (Google Cloud). En France, un professionnel qui confie les données de santé de ses patients à un tiers doit passer par un hébergeur titulaire de la certification HDS (hébergement de données de santé). Les séances, les fiches, les documents et les réponses des patients sont hébergés dans ce cadre.

Une clé de chiffrement par praticien

Chaque praticien a sa propre clé. Les contenus cliniques et l’identité de vos patients sont chiffrés en AES-256-GCM avec cette clé, en plus du chiffrement de la plateforme.

• L’équipe Theramate ne consulte pas vos contenus cliniques. Les accès techniques sont réservés à un nombre limité de personnes.
• Les notifications restent neutres. Celles qui arrivent sur votre téléphone ne donnent ni le nom d’un patient ni d’information clinique.
• Vos outils cliniques et vos comptes rendus sur mesure sont chiffrés de la même façon.

L’IA et l’audio sans conservation

Le résumé de séance, la fiche clinique, les rapports et les assistants font appel à des prestataires d’intelligence artificielle listés dans notre registre des sous-traitants.

• Ils sont contractuellement tenus de ne pas conserver vos requêtes.
• Nous n’autorisons aucun prestataire à utiliser vos données pour entraîner ses modèles.
• La transcription est effectuée sur des serveurs situés en Europe. Notre prestataire de transcription ne conserve aucune donnée, et l’audio ne lui est jamais transmis sous le nom du patient.
• L’audio est supprimé de nos serveurs dès que la transcription a rejoint le dossier.
• La vidéo n’est jamais enregistrée pendant une visio.

Rien de ce que prépare l’IA n’est envoyé sans votre accord. Vous relisez et vous validez. Le fonctionnement de la transcription est détaillé dans Theramate transcrit vos séances mot pour mot, dans 60 langues.

Le patient qui refuse l’IA

Un patient peut préférer que l’IA ne soit pas utilisée pour son suivi. Dans l’onglet « Consentements & preuves » de son dossier, vous choisissez « Le patient refuse ».

• Ses séances ne sont plus enregistrées ni résumées, en cabinet comme en visio.
• Les assistants ne lisent plus son dossier.
• Vous continuez à travailler avec lui, au clavier ou au stylet, et à lui envoyer des questionnaires et des auto-observations.

Une application verrouillée sur vos appareils

Theramate se verrouille à chaque ouverture et après quinze minutes en arrière-plan. Sur le web, vous la déverrouillez avec un code. Sur iPad et iPhone, par biométrie.

• « Verrouiller l’application » la ferme aussitôt sur téléphone, par exemple avant de le prêter.
• Le « Code de connexion par e-mail » demande un code reçu par e-mail quand votre compte s’ouvre sur un appareil inconnu. La liste des « Appareils reconnus » vous permet de tous les oublier.
• Le « Mode discret » masque les noms de vos patients à l’écran, dans le train, dans un espace partagé ou en supervision.

Des documents envoyés par lien protégé

Un rapport, un courrier ou une attestation ne part jamais en pièce jointe. Le destinataire reçoit un lien temporaire, valable 7, 30 ou 90 jours. Avec « Code d’accès requis », activé par défaut, il l’ouvre avec un code à quatre chiffres que vous lui transmettez par un autre canal.

Les questionnaires et les auto-observations envoyés à vos patients se protègent par un code de la même façon. Pour présenter un cas en supervision ou en formation, « Anonymiser le document » prépare une version où les personnes sont désignées par leurs initiales ou de façon générique.

Les rapports et leur envoi sont détaillés dans Theramate rédige vos rapports et vos courriers à partir du dossier patient.

Les consentements tracés

L’onglet « Consentements & preuves » de chaque dossier suit quatre consentements du patient et l’état des partages du dossier.

Pour chacun, Theramate garde la date, la façon dont le patient a répondu, par formulaire ou oralement, et la version du texte accepté. L’« Historique lisible » retrace chaque accord, refus ou retrait.

Partager un dossier avec un confrère

Trois formes de partage existent, et chacune demande le consentement du patient.

Vous choisissez ce que vous partagez, les consultations, la fiche clinique, les documents, les notes vocales ou les questionnaires. La facturation n’est jamais partagée.

Exporter et supprimer

Vos données restent accessibles à tout moment.

• « Export complet du dossier » produit le dossier d’un patient en un seul document, en PDF, en Word ou en texte.
• « Exporter toutes les données patients » fait de même pour tout votre cabinet.
• La « Restitution patient » prépare le document remis au patient qui demande son dossier, selon le cadre légal belge ou français.
• Après une résiliation, votre compte reste accessible en lecture et vos dossiers restent exportables.
• Pour supprimer un patient, Theramate vous propose d’abord d’exporter son dossier, puis vous demande de confirmer avec son nom de famille. La suppression efface son dossier et désactive les liens que vous lui aviez envoyés.

Le cadre RGPD et la sous-traitance

Theramate agit comme sous-traitant pour les données de vos patients, dans le cadre RGPD. Le contrat de sous-traitance qui nous lie est publié sur notre site, avec la liste de nos sous-traitants, sur la page contrat de sous-traitance.

La page Sécurité résume ces garanties. Les critères pour choisir un logiciel de cabinet sont réunis dans Comment choisir un logiciel pour votre cabinet de thérapeute en 2026.

Questions fréquentes