Comment choisir un logiciel pour votre cabinet de thérapeute en 2026

Un logiciel de cabinet garde vos dossiers patients, votre agenda, vos séances et vos documents pendant des années. Avant de le choisir, une dizaine de points se vérifient, de l’hébergement des données à la façon de partir avec elles. Theramate répond à chacun, pour les psychologues, psychothérapeutes, psychiatres, sexologues, neuropsychologues, psychomotriciens, ergothérapeutes et coachs.

Les critères en un tableau

Où sont les données, et qui peut les lire

Un dossier de thérapie contient ce que le patient confie de plus intime. Le premier critère est donc l’endroit où il est hébergé et les personnes qui y ont accès.

• Votre dossier est hébergé et exploité dans l’Union européenne, sur une infrastructure certifiée HDS v2.0 (Google Cloud), dans le cadre RGPD.
• Il est chiffré avec une clé propre à chaque praticien, en AES-256-GCM, en plus du chiffrement de la plateforme.
• L’équipe Theramate ne consulte pas vos contenus cliniques.
• L’app se verrouille au démarrage et après quinze minutes en arrière-plan, par code sur le web et par biométrie sur iPad et iPhone. Le « Code de connexion par e-mail » ajoute une vérification à la connexion.
• Le « Mode discret » masque les noms des patients à l’écran, pratique quand vous travaillez dans un lieu partagé.

Le détail est dans Comment Theramate protège les données de vos patients et sur la page Sécurité.

Ce que fait l’IA avec vos séances

Un logiciel qui transcrit et résume des séances envoie leur contenu à des moteurs d’intelligence artificielle. La question à poser porte sur ce que deviennent ces contenus.

• Nos prestataires d’IA sont contractuellement tenus de ne pas conserver vos requêtes, et nous n’autorisons aucun prestataire à utiliser vos données pour entraîner ses modèles.
• La transcription est effectuée sur des serveurs situés en Europe. Notre prestataire de transcription ne conserve aucune donnée, et l’audio est supprimé de nos serveurs dès que la transcription rejoint le dossier.
• La vidéo n’est jamais enregistrée.
• Vous relisez et vous validez. Le résumé, les rapports, les courriers et les questionnaires préparés par l’IA attendent votre accord avant tout envoi.
• Le patient peut refuser l’IA. Dans « Consentements & preuves », vous notez son refus, et Theramate n’enregistre plus rien pour lui. Les assistants ne lisent plus son dossier, et vous continuez à écrire, à faire passer des questionnaires et à envoyer des auto-observations.

Le fonctionnement de la transcription est détaillé dans Theramate transcrit vos séances mot pour mot, dans 60 langues.

Le dossier patient et les notes de séance

Chaque praticien note à sa façon. « Lancer la Consultation » ouvre un seul éditeur, où les façons de noter se combinent pendant la même séance.

• Au clavier, avec une sauvegarde toutes les trente secondes.
• En dictée, par le micro de l’éditeur.
• En enregistrant la séance avec « Démarrer l’enregistrement », au cabinet ou en visio.
• Au stylet, sur iPad et sur tablette Android. Theramate reconnaît vos titres, vos listes, vos tableaux, vos schémas et vos génogrammes, et garde l’original manuscrit.
• Depuis une note papier, en photo ou en scan, dont le contenu rejoint vos notes.

Les façons de noter sont détaillées dans Prenez vos notes de séance au clavier, au stylet sur iPad ou sur papier.

À la clôture, Theramate rédige le résumé de la séance, met à jour la fiche clinique du patient et prépare les tâches repérées, un courrier, un questionnaire ou une auto-observation. « Remonter à la source » retrouve dans la transcription la phrase d’où vient une ligne du résumé. Plus tard, « Rechercher dans le dossier patient » répond à une question posée avec vos mots, avec la date et le passage de la séance.

Le détail est dans Tout ce que Theramate prépare quand vous clôturez une séance.

L’agenda, la visio et la facturation

L’agenda, la visio et les notes d’honoraires partagent le même dossier patient. Un rendez-vous ouvre la bonne consultation, et la note d’honoraires part de la séance.

• L’agenda gère les rendez-vous récurrents et les rappels envoyés au patient deux, vingt-quatre ou quarante-huit heures avant. Il se synchronise avec Google Agenda, le calendrier Apple ou Outlook.
• Le « Profil public » permet à vos patients de réserver en ligne, sur les créneaux que vous ouvrez.
• La visio est intégrée. Le patient rejoint la séance depuis son navigateur, sans installer d’application, et vous l’admettez depuis la salle d’attente.
• La « Note d’honoraires » se crée en fin de séance et s’envoie par e-mail. Le paiement en ligne est en option, et Theramate n’ajoute aucun frais ni commission.

Le détail est sur la page Agenda et facturation.

Le suivi entre les séances

Le suivi entre deux séances passe par deux outils que le patient remplit depuis un lien, sans créer de compte.

• Les questionnaires psychométriques, comme le PHQ-9, le GAD-7, le PCL-5 ou le DASS-21, sont cotés automatiquement, avec les sous-échelles et une courbe d’une passation à l’autre. Vous pouvez aussi importer vos propres questionnaires.
• Les auto-observations se créent en décrivant ce que vous voulez suivre, et chaque réponse arrive résumée dans le dossier.

La liste complète des questionnaires est dans Le suivi longitudinal de vos patients, avec les questionnaires et les auto-observations.

Les rapports, les courriers et les formulaires

Theramate rédige vos rapports à partir du dossier, en deux temps. Vous choisissez le modèle, puis « Pour qui ? », un soignant, le patient ou ses proches, un tiers non soignant ou votre propre dossier. Le destinataire change le contenu. Un tiers non soignant, comme un employeur ou une école, ne reçoit ni diagnostic ni hypothèse.

• Les modèles Theramate couvrent la synthèse clinique transmissible, l’anamnèse, le plan thérapeutique, le bilan d’évolution, la formulation clinique et des rapports propres à chaque métier, du bilan psychomoteur à la formulation TCC.
• « Mes modèles » reprend votre propre rapport vierge, importé en PDF ou en Word.
• L’export produit un PDF avec votre en-tête, votre signature et votre cachet. Vous l’envoyez par un lien protégé par un code d’accès.
• Les formulaires administratifs se remplissent depuis le dossier, coordonnées, dates et montants compris.

Le détail est dans Theramate rédige vos rapports et vos courriers à partir du dossier patient.

Votre métier et votre courant thérapeutique

Theramate se règle sur votre pratique. Dans votre « Profil », vous indiquez votre métier, vos orientations thérapeutiques ou vos domaines de pratique, et vos publics. Le résumé de séance garde alors votre vocabulaire, celui de l’EMDR, de la thérapie systémique ou de l’ACT, et les assistants adaptent leurs réponses. Vous créez aussi vos propres outils cliniques en les décrivant avec vos mots.

La liste complète des métiers, des orientations et des domaines reconnus est dans Theramate s’adapte à votre pratique, de la TCC à la psychomotricité.

Les appareils pris en charge

Theramate fonctionne sur le web, depuis n’importe quel ordinateur, et dans les applications iPad, iPhone et Android. Vos dossiers sont les mêmes sur tous vos appareils.

Changer de logiciel sans repartir de zéro

Vos anciens dossiers vous suivent. Avec « Aide à la migration », notre équipe prend en charge le transfert de vos dossiers patients et de votre calendrier.

• Vous déposez les exports de votre ancien logiciel tels quels, dans un espace sécurisé, sans les ouvrir ni les convertir.
• Vous recevez un premier retour sous deux jours ouvrés. Nous convenons ensuite avec vous des données à reprendre et de la date du transfert.
• Pour un patient déjà suivi, « Importer l’ancien dossier » lit vos anciennes notes, comptes rendus et bilans, en PDF, en Word ou en image, et en construit une fiche historique.
• « Ajouter une séance passée » crée une séance datée depuis un PDF, une photo ou des notes existantes.

Partir avec vos données

Vous exportez vos données quand vous le souhaitez, abonné ou non.

• Le dossier d’un patient s’exporte en un document, en PDF, en Word ou en texte.
• « Exporter toutes les données patients » produit l’export de tout le cabinet.
• La « Restitution patient » prépare le document remis au patient qui demande son dossier, avec la période et le contenu que vous choisissez.
• Après une résiliation, votre compte reste accessible en lecture pendant douze mois.

Le prix et l’essai

Les cinq paliers donnent accès à toutes les fonctionnalités. Seuls le nombre de consultations par mois et les heures de transcription incluses changent. Vos patients ne sont jamais limités, et l’abonnement est sans engagement.

Une heure de visio compte comme une heure d’audio. Le module Audio+ couvre toutes les consultations de votre formule, en audio comme en visio.

Pour découvrir Theramate, vous réservez une visio de 30 à 60 minutes avec l’équipe, sur un dossier fictif. Nous vous offrons ensuite quinze jours d’essai gratuit pour l’explorer à votre rythme. Les tarifs détaillés sont sur la page Tarifs.

Questions fréquentes